Bedeutsame Begegnungen - Wie wir in Zukunft mit Präsenz umgehen

Elisabeth Hirtl

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Wie wir in Zukunft mit Präsenz umgehen

Werden wir uns wieder persönlich für Meetings treffen? Werden wir für eine Besprechung eigens eine Reise antreten? Oder werden wir den Vorzügen von Online-Formaten den Vorrang geben? Uns alle beschäftigen diese Fragen zurzeit sehr.

Von Elisabeth Hirtl

Doch bevor wir nach Antworten suchen, sollten wir uns zuerst über das Ziel, das gemeinsam erreicht werden soll, im Klaren sein. Erst danach wählen wir das passende Format. Denn eines ist klar: Präsenz ist und bleibt unser wertvollstes Gut, doch wir werden sorgfältiger damit umgehen und sie bewusster handhaben. Wird Präsenz unreflektiert eingesetzt, sind wir ständig im Hamsterrad und haben keine Kapazität für andere Aufgaben. Heute möchten wir unsere Überlegungen dazu mit dir teilen.

Ein persönliches Treffen – ja oder nein? Vier konkrete Fragen helfen beim Entscheid

Ein einfaches Entscheidungsschema gibt Aufschluss darüber, ob ein Meeting nötig ist und ob es virtuell oder persönlich durchgeführt werden soll. Je nachdem, ob die Fragen mit JA oder NEIN beantwortet werden, empfehlen sich unterschiedliche und effizientere Vorgehensweisen.

Bevor du auf die Agenda klickst, um eine Einladung für ein Meeting zu verschicken, stell dir vorher immer folgende Fragen: Was ist das Ziel, das erreicht werden soll? Was oder wen brauche ich dazu?

Bei einem eindeutigen JA für ein Präsenz-Meeting ist eine gute Vorbereitung das A und O. Nur dann kannst du mit brauchbaren Ergebnissen aus der Besprechung oder dem Workshop gehen. Zudem sollten die Teilnehmenden das Gefühl bekommen, dass ihre Zeit sinnvoll investiert ist und sie mit ihrem Engagement einen wertvollen Beitrag leisten. Bereits wenige Punkte helfen dabei, persönliche Besprechungen und Meetings effizienter und effektiver zu gestalten.

Die Pflicht: die wichtigsten Regeln für effektive Face-to-Face-Meetings (auch wenn du sie schon zig Mal gehört hast)

Wähle die Teilnehmenden sehr selektiv: Wer ist für das Thema relevant und kann einen wichtigen Beitrag zur Diskussion leisten?

Bereite die Agenda vor und verschicke den Termin rechtzeitig: Was ist das Ziel der Besprechung, wie läuft sie ab und was gibt es vorher zu planen?

Sei vorbereitet: Teste die Technik wie Beamer oder das Online-Tool und halte die benötigten Unterlagen bereit.

Manage die Zeit: Starte pünktlich, geh zügig von Punkt zu Punkt und schliesse die Session pünktlich oder sogar etwas früher.

Halte die Ergebnisse fest: Was wurde entschieden und wer ist für welche Aufgaben bis wann verantwortlich? Definiere die nächsten Schritte und stelle sicher, dass alle Beteiligten Zugriff auf die Dokumente haben, zum Beispiel mithilfe eines geteilten OneNote.

Wie kann nun ein produktives Meeting zu einer bedeutsamen Begegnung werden und zu einem Moment, der bleibende Eindrücke hinterlässt? So, dass die Teilnehmenden am Abend zu Hause darüber erzählen oder zu einem späteren Zeitpunkt noch darüber reden? Hier ein paar Ideen und Inspirationen.

Die Kür: Zusammenkommen und beflügelnde Momente erleben

Informiere im Vorfeld über den Präsenztag: Erkläre in der Einladung das Ziel der gemeinsamen Arbeit und stimme die Teilnehmenden darauf ein. Vielleicht gibst du dem Tag ein Motto?

Wähle einen inspirierenden Ort für die Durchführung: Extern durchgeführte Veranstaltungen geben dem Treffen eine grössere Bedeutung und schirmen vom Daily Business ab. Ein Workshop in einem Coworking Space beispielsweise ist gleichzeitig eine Lernerfahrung zum Thema Neue Arbeitswelten.

Überrasche und kreiere Emotionen: Starte den Workshop oder die Besprechung mit einem «Check-in» oder mit «Ice-Breaker-Fragen». Führe gewisse Teile des Meetings im Stehen durch. Wie wäre es mit einem Spaziergang, bei dem in Teams Fragen diskutiert werden? Organisiere ein BBQ zum Mittagessen oder lade die Gruppe spontan zu einer Glace-Pause ein.

Mach einen würdigen Abschluss: Mit einer Feedback-Runde oder einem Check-out wird das Treffen abgeschlossen. Plane Zeit für einen kurzen After-Work-Drink ein. In lockerer, informeller Runde kannst du gemeinsam mit den Teilnehmenden den Tag Revue passieren lassen, ein Wir-Gefühl kreieren oder noch einmal Danke sagen für die Zeit, die Diskussionen, die Ideen und das Engagement der Gruppe.

Dokumentiere die Ergebnisse und bleib in Erinnerung: Eine kurze Zusammenfassung, ein paar Fotos oder ein kleines Video vom Tag, ein paar nette Worte oder ein kleines Überraschungsgeschenk per Post sind Zeichen von Wertschätzung, die immer gut ankommen.

Wie wir in Zukunft mit Präsenz umgehen haben wir selber in der Hand! Wünschst du dir weitere Ideen für die Gestaltung deines Events, um die Teilnehmenden so richtig zu beflügeln? Suchst du einen besonderen Ort für deine nächsten Offline-Besprechungen, Meetings oder Workshops? Dann melde dich bei uns. Der Wunderraum und das Wunderraum-Team stehen für inspiriertes Arbeiten und herzliche Begegnungen.

Vertiefung: HBR Do you Really Need to Hold That Meeting 

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