Von Elisabeth Hirtl

Manche Zusammenkünfte sind schnell vergessen. Andere wirken noch Wochen oder Monate später nach. Nicht wegen der Präsentationsfolien oder des Programms, sondern weil etwas geschehen ist: Eine wichtige Entscheidung ist gefallen. Eine neue Idee hat Form angenommen. Ein ehrliches Gespräch hat den Blick auf ein Thema verändert. Weshalb gelingt das bei manchen Treffen und bei anderen nicht? Mit dieser Frage beschäftigt sich die amerikanische Moderatorin und Konfliktberaterin Priya Parker in ihrem Buch «The Art of Gathering – Wie wir bessere Zusammenkünfte gestalten». Ihre Gedanken haben auch im Wunderraum etwas ausgelöst. «Das Buch hat unseren Blick auf Zusammenkünfte geschärft», sagt Viktoria Edelmann, Office Managerin im Wunderraum. «Als Gastgeberinnen beschäftigt uns nicht nur, ob ein Anlass gut organisiert ist. Uns interessiert auch, was Menschen brauchen, damit aus einem Treffen ein gemeinsamer Moment werden kann.»

Vor der Agenda kommt der Zweck

Die erste Frage bei der Vorbereitung eines Anlasses lautet häufig: Was steht auf dem Programm? Parker stellt eine andere Frage an den Anfang: Weshalb kommen diese Menschen überhaupt zusammen? Die Antwort «Wir möchten uns austauschen» bleibt zu allgemein. Soll eine Entscheidung fallen? Möchte ein Team eine gemeinsame Richtung finden? Werden neue Ideen gesucht? Oder geht es darum, Beziehungen zu stärken und Vertrauen aufzubauen? Ein klarer Zweck erleichtert viele weitere Entscheidungen. Er zeigt, wer dabei sein sollte, welche Form des Austauschs sinnvoll ist und was am Ende des Treffens erreicht sein soll.

Für den Inhalt und das Ziel sind die Personen verantwortlich, die den Anlass organisieren. Der Wunderraum gestaltet keine Sitzungen und gibt auch nicht vor, wie ein Workshop ablaufen soll. Doch der Zweck eines Treffens beeinflusst, welche Art von Gastfreundschaft gefragt ist. «Wir möchten verstehen, was unsere Kundinnen und Kunden vorhaben», erklärt Edelmann. «Nicht, weil wir ihre Zusammenkunft inhaltlich gestalten. Aber ein vertrauliches Gespräch braucht eine andere Begleitung als ein lebhafter Workshop oder ein Kundenanlass.» Damit beginnt gute Gastfreundschaft nicht erst, wenn die ersten Gäste eintreffen. Sie beginnt mit dem Interesse daran, was sie zusammenführt.

Die Einladung eröffnet die Geschichte

Für Parker beginnt eine Zusammenkunft nicht erst mit der Begrüssung, sondern bereits mit der Einladung. Diese vermittelt, was die Teilnehmenden erwartet und weshalb ihre Anwesenheit wichtig ist. Trotzdem beschränken sich viele Einladungen auf Ort, Zeit und Programm. Wer zusätzlich den Zweck nennt, schafft Orientierung. Die eingeladenen Personen können sich gezielt vorbereiten und überlegen, was sie selbst beitragen möchten. So entsteht ein anderes Verständnis: Ich bin nicht nur dabei, um zuzuhören. Meine Erfahrung, meine Fragen oder meine Sichtweise sind Teil des Treffens.

Diese Haltung setzt sich beim Eintreffen fort. Menschen bringen ihren Alltag mit. Vielleicht waren sie kurz zuvor in einer anderen Sitzung, haben noch ein Telefongespräch im Kopf oder denken an eine unerledigte Aufgabe. Es braucht einen Moment, um wirklich anzukommen und sich auf die Gruppe einzulassen. «Gastfreundschaft kann diesen Übergang erleichtern», weiss Edelmann. «Ein persönlicher Empfang signalisiert: Du wirst erwartet. Du bist hier richtig. Jetzt beginnt etwas Gemeinsames.»

Weniger Programm lässt mehr entstehen

Viele Veranstaltungen sind bis zur letzten Minute gefüllt. Eine Präsentation folgt auf die nächste, die Themenliste ist lang, für Fragen bleibt kaum Zeit. Sobald eine Diskussion länger dauert als vorgesehen, gerät der ganze Ablauf unter Druck. Dabei sind es oft gerade die nicht vollständig planbaren Momente, die einen Anlass wertvoll machen. Eine unerwartete Frage verändert die Diskussion. Zwei Personen führen in der Pause einen Gedanken weiter. Aus einem spontanen Gespräch entsteht eine Idee. «Eine Zusammenkunft braucht eine klare Richtung, aber auch etwas Luft», sagt Edelmann. «Wenn jede Minute verplant ist, bleibt wenig Platz für das, was zwischen den Menschen entstehen kann.»

Weniger Programm bedeutet nicht weniger Vorbereitung. Im Gegenteil: Es braucht eine bewusste Auswahl. Was müssen die Teilnehmenden tatsächlich wissen? Was können sie vorab lesen? Welche Fragen sollten gemeinsam besprochen werden? Und wo ist ihre aktive Beteiligung wichtiger als eine weitere Präsentation? Oft gilt:

• weniger Folien, mehr Fragen
• weniger Frontalinformation, mehr Austausch
• weniger Programmpunkte, mehr Zeit für das Wesentliche

Menschen erinnern sich selten an jede vermittelte Information. Sie erinnern sich an Erkenntnisse, Gespräche und Momente, an denen sie selbst beteiligt waren.

Gute Gastfreundschaft entlastet

Wer einen Workshop leitet, eine Führungsklausur verantwortet oder Gäste zu einem Kundenanlass einlädt, übernimmt mehrere Rollen gleichzeitig. Die verantwortliche Person behält die Inhalte und den Zeitplan im Blick, führt durch das Programm und achtet auf die Stimmung in der Gruppe. Wenn sie sich zusätzlich um jedes organisatorische Detail kümmern muss, fehlt ihr diese Aufmerksamkeit an anderer Stelle. Hier sieht das Wunderraum-Team seinen Beitrag. Es versteht sich nicht als blosse Vermieterin von Meeting-Räumen, sondern als Gastgeberin: Es bereitet die Ankunft der Gäste vor, empfängt sie, bleibt während des Anlasses ansprechbar und achtet auf die kleinen Dinge im Hintergrund. «Wir möchten den Verantwortlichen den Rücken freihalten», so Edelmann. «Wenn wir ihnen das Organisatorische abnehmen, können sie sich auf die Menschen und den Anlass konzentrieren.» Gastfreundschaft zeigt sich somit nicht allein in sichtbaren Leistungen. Sie zeigt sich vor allem darin, dass etwas reibungslos funktioniert, ohne viel Aufmerksamkeit zu beanspruchen. Sie schafft Freiraum für das, worum es eigentlich geht: für die Menschen und ihr gemeinsames Vorhaben.

Auch ein Schluss will gestaltet sein

Nicht nur dem Anfang, auch dem Ende einer Zusammenkunft misst Parker grosse Bedeutung bei. Viele Veranstaltungen enden jedoch einfach, weil die vorgesehene Zeit abgelaufen ist. Eine Diskussion wird abgebrochen, jemand weist noch rasch auf das Protokoll hin, danach löst sich die Gruppe auf. Parker plädiert dafür, einen Anlass bewusst abzuschliessen, statt ihn lediglich auslaufen zu lassen. Ein solcher Abschluss führt nochmals zum Ausgangspunkt zurück: Weshalb sind wir zusammengekommen? Was ist heute entstanden? Was nehmen wir mit? Und was geschieht als Nächstes? Dafür braucht es keine lange Schlussrunde. Manchmal genügt eine klare Vereinbarung, ein persönlicher Gedanke oder eine gemeinsam formulierte Erkenntnis. Entscheidend ist, dass die Teilnehmenden den Anlass nicht mit der Frage verlassen, was er eigentlich gebracht hat. Denn ob eine Zusammenkunft erfolgreich war, zeigt sich nicht nur während des Treffens. Es zeigt sich später: wenn eine Entscheidung umgesetzt, eine Idee weiterentwickelt oder ein begonnenes Gespräch fortgeführt wird.

Das Buch hinter den Gedanken

In «The Art of Gathering – Wie wir bessere Zusammenkünfte gestalten» untersucht Priya Parker, weshalb manche Treffen lange nachwirken und andere schnell vergessen sind. Sie beschreibt, wie ein klarer Zweck, bewusste Gastgeberschaft und ein sorgfältig gestalteter Ablauf die Qualität einer Zusammenkunft prägen. Das Buch richtet sich nicht nur an Menschen, die beruflich Veranstaltungen organisieren. Es bietet auch Anregungen für Sitzungen, Workshops, Feiern und private Treffen. Seine zentrale Botschaft: Sobald Menschen zusammenkommen, lohnt es sich, über das Warum und nicht nur über das Wie nachzudenken.

Was am Ende bleibt

Das Wunderraum-Team kann nicht bestimmen, welche Ideen an einem Strategietag entstehen, wie sich ein Gespräch entwickelt oder welche Entscheidung eine Gruppe trifft. Das liegt bei den Menschen, die zusammenkommen. Als Gastgeberin kann der Wunderraum jedoch dazu beitragen, dass sie sich ganz aufeinander und auf ihr Vorhaben konzentrieren können. Diese Rolle beginnt mit aufmerksamem Zuhören, setzt sich in der Begleitung des Anlasses fort und endet erst, wenn die letzten Gäste gegangen sind. Vielleicht liegt darin die eigentliche Kunst guter Zusammenkünfte: Man kann den entscheidenden Moment nicht planen. Aber man kann ihm Raum geben.

Was soll deine nächste Zusammenkunft in Bewegung bringen?

Erzähl uns, was du mit deinem Strategietag, Workshop oder Kundenanlass erreichen möchtest. Wir beraten dich bei der Wahl des passenden Raums und kümmern uns um Technik wie auch Verpflegung. Vor allem aber freuen wir uns dich und deine Gäste zu empfangen und durch den Tag zu begleiten.